Как разобрать дела: 5 новых идей

У меня очень много разных должностей и работ: психолог, бухгалтер, юрист, писатель, читатель, мама, домохозяйка… Все не перечесть. В дополнение, у меня есть ужасная черта характера: ответственность. Я всегда стараюсь сделать слишком много, даже сверх того, что можно успеть сделать за сутки. И ведь никто не отменял возникающие в течение дня всякие неожиданности и сюрпризы.

В итоге, регулярно попадаю в ситуацию, когда дела по всем фронтам накапливаются-накапливаются… и вот их стало уже явно столько, что не потянуть.

Последний такой завал случился из-за объективных жизненных обстоятельств, и в какой-то момент стало ясно, что я не справляюсь, а все предыдущие способы вроде напоминалок в телефоне, больше почему-то не работали. Вот тогда-то мне пришлось заново изобретать колесо и искать новые варианты управляться со всей кучей дел. Сейчас я более-менее уже всё разгребла, убедилась, что методы неплохи, и сейчас про них расскажу.

Один нюанс: ни слова о том, как заставить себя делать дела — это другая история. Здесь примем как данность, что у вас все в порядке с мотивацией и с прокрастинацией, просто дел скопилось очень много.

Способ №1: разбить на мелкие шаги

Берем любую задачу и разбиваем её на более мелкие шаги: на очень маленькие!
Почему это эффективно:

• Чем больше задача, тем больше требуется времени для её выполнения. Когда в ситуации завала из дел времени в принципе мало, такие задачи постоянно откладываются на потом — и в итоге не делаются вовсе.
• Если какое-то дело не выполняется, а постоянно откладывается, оно постепенно превращается в «моральную пиявку» и начинает вызывать только неприятные эмоции. Шансы на его выполнение снижаются.
• Разбивка на мелкие шаги помогает и время найти, и мотивацию не растерять.
• Два варианта: либо ты ничего не делаешь, либо делаешь, но по чуть-чуть. Что лучше? Это был риторический вопрос, не требующий ответа.

Пример:
📌 Было: «Написать статьи для Houzz»
✅ Стало: «План 1-й статьи для Houzz», «План 2-й статьи для Houzz», «Текст для 1-й статьи», «Текст для 2-й статьи»

Способ №2: найти задачи, которые на самом деле проекты

Отчасти похоже на предыдущий пункт, но немного про другое. Иногда мы ошибочно оцениваем некое дело как задачу, в то время как она является большим проектом из нескольких задач.

Например:
📌 Было: «Подготовка к поездке в Голландию».

Поскольку еду я не первый раз, то мне прекрасно понятно, из чего состоит эта задача, и она выглядит для меня как задача, пусть и не маленькая. Но справиться с ней было нереально, потому что когда у тебя есть только 15 минут, например, то что конкретно делать? Некогда выбирать :) Отложить на позже!

✅ Стало: «Билеты», «Отель», «Документы на визу», «Визовый центр», «План поездки»…

Для ещё более тяжёлых временных условий, по сравнению с моими, можно было бы каждую из них разбить на мелкие шаги, например, те же «Документы на визу» превратились бы в «Найти список документов», «Заполнить анкету», «Взять справку о финансах» и так далее.

Почему это эффективно:

• Все те же плюсы, что и в пункте про мелкие шаги
• Позволяет более точно оценить свою загрузку на каждый день. Когда у тебя есть 5 минут, ты можешь записаться в визовый центр. А когда есть 20 — то сделать ксерокопии паспортов для посольства.
• Меньше угрызений совести, что ты вообще не занимаешься тем или иным делом: теперь ты осознаешь, что это не одно небольшое дело, а куча из маленьких делишек, на каждое из которых требуются твои силы, время и ресурсы.

Способ №3: выделить отдельное время

Некоторые дела-пиявки будут вечно висеть в разделе «позже-позже-когда-нибудь» до тех пор, пока вы не назначите для них отдельное время и не внесете их в ваше расписание.

Вот прям так просто: не знаю, где и как вы ведете ваше расписание, если вообще это делаете, но если вы хотите разобраться с какой-нибудь «опять некогда читать книжку по работе» — запишите её длительностью полчаса. Отвертеться будет гораздо сложнее.

📌 Было (где-то в уме): «Надо бы что-то почитать по работе»
✅ Стало (в календаре iCal): «Среда, 11:00-11:30 — Читать. Повтор еженедельно.»

Способ №4: установить приложения для тайм-менеджемента или таск-менеджмента

Я, конечно, известный любитель всяких гаджетов и приложений, но в данном случае хочу отдельно отметить, как мне не помогли стандартные напоминания айфона, и как помогло приложение Todoist. Никакой выгоды у меня от его упоминания нет. Стандартные напоминания просто плодились и в установленное время показывали всплывающее окошко. Это вся польза от них — то есть никакой.

В отличие от них, Todoist:

• Позволяет рассортировать все дела по проектам
• Можно визуально назначить приоритет (если кому-то нужно именно визуально, а так читайте ниже про расстановку приоритетов)
• Хвалит меня после 5 выполненных задач в день — разве стандартные напоминания могут этим похвастаться? Нет :) Мелочь, а приятно. Опять же, помним про мотивацию: в таких ситуациях с мотивацией бывает полный швах, поэтому всё, что её поддерживает — отличная вещь. (По теме: как похвалить и поддержать самого себя)
• Не мелочь, и тоже приятно: по мере выполнения задач, накапливается «карма», и когда ты достигаешь того или иного уровня, то получаешь приятный бонус: промо-код на продление платной подписки.
• Может автоматически раскидать оставшиеся невыполненными дела на другие дни с учетом уже имеющейся загрузки. Так, например, он быстро понял, что по выходным из меня ровным счетом никакой работничек, поэтому даже и не предлагает эти дни.
• Есть ещё миллион других возможностей, но они не имеют отношения к делу.

👉 На ту же тему: Организация расписания работы психолога в одиночку,

👉 На ту же тему: Два необходимых шаблона для психолога

Способ №5: освоить приоритизацию и отделить важное от срочного

Существует много систем управления делами и временем: GTD, буллет-журнал, метод помидора, принцип Парето и пр. Это всё остается на ваш вкус и желание. Я считаю, что самый универсальный — это упрощенный вариант матрицы Эйзенхауэра.

Вкратце суть матрицы: все дела могут быть поделены по критерию «важное» и «срочное». Не путать эти два понятия, они разные; а то зачастую люди думают, что срочное — это тоже самое, что и важное. Срочное дело — это такое, у которого установлен срок выполнения.

Например: «позвонить до 14:00 в банк» — это срочно, но вполне вероятно не так уж и важно, если позвонить туда завтра, ничего не изменится. А «записать клиентские кейсы за сегодняшний день» — это не срочно, но важно, потому что иначе потом ничего не вспомнишь и не сможешь подготовиться к следующей сессии.

Я предлагаю сильно не заморачиваться, а использовать только критерий «важное», причем в контексте того, что важно, ценно и нужно лично вам. Если вы сделаете это дело первым номером, насколько это приблизит вас к тому, как вы хотите жить?

Вам важно быть заботливой матерью или ответственным менеджером? Выбирайте соответствующие дела, которые отвечают этому желанию. Выберите из списка дел то, которое наилучшим образом позволит проявиться вашей заботе или ответственности, и начинайте прямо с него.

Если вы знаете ещё-какие-нибудь классные способы разобраться с делами — напишите в комментариях!